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Dans le cadre d'une succession
Pour qu'une démarche de succession puisse être réglée, l'intervention du notaire est nécessaire.
Il faut donc lui fournir au premier rendez-vous les documents officiels nécessaires à l'accomplissement de sa mission :
- l'acte de décès délivré par l'autorité compétente,
- la convention de pacs ou le contrat de mariage, selon la situation du dossier,
- le livret de famille (qui contient l'identité du défunt et celui de son ou des ses héritiers).
La fourniture de ces documents ne se fait pas à titre standard. Par conséquent, si certains événements ont émaillé la vie de couple du défunt, il est important de les signaler au notaire dès le premier rendez-vous.
Par exemple : un divorce, ou encore une procédure de séparation de corps. Dans le cas où le régime matrimonial du défunt a été modifié au cours de la vie du défunt, il faut également le signaler au notaire.
Il en est de même si le défunt a été marié à un autre conjoint à une époque antérieure. Les documents officiels faisant état de ces modifications doivent être apportés au notaire. Grâce à la délivrance du livret de famille, le notaire va pouvoir clairement dresser la liste des descendants du défunt (que ces descendants soient issus du mariage actuel ou d'une précédente union). Cela aidera aussi le notaire lorsque viendra le moment d'établir les actes de donation.
Les donations effectuées par le défunt à l'endroit de son conjoint et/ou de ses héritiers, pendant qu'il était encore en vie, seront mentionnées dans l'acte de succession.
Pour cela, il faudra penser à donner au notaire la photocopie des déclarations faites aux services des impôts (dans le cas des dons de type manuel) ou alors les photocopies des actes (dans le cas des donations notariées). L'inventaire des biens du défunt devra être fait. Pour faciliter la tâche au notaire, un certain nombre de documents devront lui être apportés par les héritiers du défunt (ou son conjoint).
D'abord les biens liés à ses dispositions bancaires : les plans d'épargne, le livret d'épargne, les numéros de comptes bancaires... Ensuite, il faudra s'intéresser aux valeurs mobilières.
Si le défunt faisait appel à des entreprises d'investissement, il faudra fournir au notaire les coordonnées de ces prestataires de services. Il s'agira du même cas de figure pour une société chargée de la gestion du portefeuille du défunt. Grâce à ces données, les fonds bancaires qui ont été bloqués suite au décès pourront être débloqués. Il faudra aussi s'intéresser aux biens dématérialisés. Par exemple : les contrats d'assurance sur la maladie, l'incendie ou encore le vol (s'ils existent).
L'inventaire des biens considérera la valeur mentionnée dans les différents contrats. Les bijoux de valeur, les objets d'art et les titres de propriété des biens immobiliers doivent aussi être considérés dans l'inventaire des biens. Le notaire devra donc rentrer en possession de tous ces documents. Dans une succession, les dettes du défunt sont réparties entre ses héritiers. Le notaire devra donc également rentrer en possession des documents faisant état de ces différentes dettes.
Dans le cadre d'une transaction immobilière
Qu'il s'agisse de l'achat ou encore de la vente d'un bien immobilier, le notaire devra intervenir pour finaliser la transaction immobilière et l'authentifier aux yeux de la loi.
Dès qu'une promesse d'achat voit le jour entre les deux parties, la toute première démarche est de prendre rendez-vous chez le notaire immédiatement afin de lui donner tous les documents nécessaires qui vont lui permettre de rédiger le contrat portant sur la transaction immobilière. C'est au vendeur de remettre ces documents au notaire.
Par contre, l’acquéreur a également son rôle à jouer :
Pour réaliser son acquisition, il aura au préalable fait une étude quant à son financement. S’il doit faire un emprunt, il doit se poser la question de savoir comment il va financer son acquisition : soit par un emprunt bancaire, soit par des fonds familiaux provenant d’une donation ou legs.
Dans le premier cas, l’acquéreur devra bien préparer son dossier pour voir avec son banquier ou faire marcher la concurrence et faire des simulations sur internet pour savoir déjà à quoi s’attendre. Le banquier saura le conseiller et l’orienter vers la meilleure formule en fonction du montant qu’il devra emprunter et du montant de son apport personnel. Il devra avertir le notaire et le vendeur qu’il fera un prêt immobilier pour son acquisition.
L’acquéreur a également la possibilité de passer par un courtier qui négociera pour vous un prêt immobilier au meilleur taux. Par son pouvoir de négociation et sa relation préférentielle avec les banques, votre expert dédié obtiendra pour vous le meilleur prêt immobilier ainsi qu'une assurance emprunteur à moindre coût.
Dans le second cas, l’acquéreur devra présenter au notaire l’acte par lequel il a obtenu une donation ou un legs qui servira tout ou partie au financement du prix de vente.
L'acheteur et le vendeur peuvent choisir le même notaire ou alors opter chacun pour un notaire différent. Dans le second cas, les notaires se partageront les tarifs et les émoluments découlant de l'étude du dossier et de l'accomplissement de la mission. 30 jours après le jour J (où la transaction s'est vue être conclue par une promesse d'achat), la seconde démarche sera de prendre rendez-vous chez le notaire pour la signature finale du contrat portant sur la transaction immobilière.
Il faut savoir qu’en général la signature de la promesse de vente ou le sous seing privé se signe chez le notaire du vendeur et la signature de l’acte authentique se signe chez le notaire de l’acquéreur.
Voici listé ci-dessous les documents officiels dont le notaire aura besoin lors du tout premier rendez-vous :
- Le titre d'acquisition du bien (si vous ne l’avez pas en votre possession le notaire chargé de monter le dossier s’en procurera une copie auprès du bureau des hypothèques moyennant un certain coût),
- Le jugement de divorce ou le contrat de mariage (selon les cas) ;
- Le certificat de localisation ;
- La police d'assurance ;
- Les baux ;
- Les reçus des taxes municipales ;
- Les documents de droit de mutation (seulement si le bien immobilier a été acquis après 1977) ;
- Le contrat pour le gaz ou le chauffage (selon les cas) ;
- Les contrats de location concernant des appareils étant considérés comme faisant partie du mobilier ;
- La facture d'acquisition d'une piscine (seulement si une piscine est présente).
L'acheteur et le vendeur du bien devront aussi prévoir d'apporter leurs carnets de chèques afin de régler les tarifs du notaire. Lors du premier rendez-vous, le notaire vous demandera une provision sur frais avant le solde de tout compte à la fin des opérations.
Tout est prêt pour la signature. Toutes les parties concernées doivent être présentes ou représentées par procuration. Une fois tout le monde réuni, le notaire peut entamer la lecture de l’acte de vente.
Chaque partie peut alors intervenir à tout moment pour poser toutes les questions qu’elle souhaite, concernant les clauses et les termes techniques. Le notaire, en tant qu’officier public, se doit d’y répondre du fait de son obligation de conseil.
Pour finir, le notaire s’assure du paiement de l’intégralité du bien et de tous les frais occasionnés. Lorsque cela a été vérifié, les différentes parties peuvent enfin signer l’acte de vente sur chacune des pages du contrat, qui doit aussi être cosigné par le notaire. Une fois les formalités réglées, le transfert de propriété devient valide aux yeux de la loi et il ne reste plus qu’à procéder à l’échange des clés.
Les autres précautions à prendre pour un premier rendez-vous chez le notaire
Que ce soit pour une succession, ou pour une transaction immobilière, le client doit prendre certaines précautions pour son premier rendez-vous avec le notaire.
Au préalable, il vaut mieux qu'il arrive en avance au rendez-vous chez le notaire (au moins une vingtaine de minutes avant). Cela lui permettra de poser des questions si des zones d'ombres subsistent dans son esprit. Et enfin, il faudra être attentif pendant tout le déroulement de la séance, car la moindre erreur d'inattention de la part du client peut provoquer une prolongation de l'étude de l'affaire par le notaire et occasionner par la même occasion plus de frais.
